Bisnis event organizer (EO) semakin dibutuhkan saat ini untuk memenuhi kebutuhan layanan masyarakat terkait pengadaan suatu acara. Banyak perusahaan, organisasi, ataupun orang yang menggunakan jasa layanan event organizer.
Kehadiran EO di tengah-tengah masyarakat turut membantu secara aktif. Anda tidak perlu repot merencanakan bagaimana menyelenggarakan acara dengan baik, mulai dari persiapan hingga bentuk lainnya terkait acara dapat dibantu.
Bisnis Event Organizer untuk Semua Jenis Acara
Untuk membuat event organizer tidak boleh main-main, sebab ini berhubungan langsung dengan penyelenggaraan acara milik klien. Pihak klien telah mempercayakan kelancaran acaranya kepada tim EO.
Sejak awal sebelum dimulainya acara, perencanaan hingga eksekusi pelaksanaannya tentu menjadi tanggung jawab penuh EO. Sebelum membahas lebih lanjut mengenai bisnis ini, anda perlu mengetahui konsep dan tugasnya.
Event organizer merupakan individu maupun perusahaan yang mempunyai tanggung jawab dalam merencanakan, mengatur, serta melaksanakan sebuah acara. Tugas utamanya menyediakan layanan perencanaan kegiatan, seperti memilih lokasi, pengaturan teknis, dan lainnya.
Jenis layanan satu ini cocok untuk berbagai jenis kegiatan, diantaranya pameran, konferensi, konser, sampai acara perusahaan. Bahkan, ada juga jenis serupa dengan bisnis event organizer.
Bisnis yang dimaksud yaitu wedding organizer (WO), tugasnya secara khusus merencanakan hingga mengeksekusi kelancaran pernikahan. Pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan EO, karena bidang EO juga mencakup persiapan pernikahan.
Pihak EO harus memiliki kemampuan manajemen yang baik, bisa bekerja dengan banyak orang, serta mampu mendalami industri acara yang sedang dipersiapkan. Selain itu, dapat mengatasi kemungkinan tantangan selama kegiatan berjalan.
7 Cara-Cara Penting Membuat Usaha Event Organizer
Untuk mendirikan sebuah bisnis event organizer, terdapat beberapa hal yang perlu anda perhatikan. Berikut merupakan cara-cara dalam membuat usaha EO, perhatikan informasi di bawah ini.
1. Miliki Pengalaman
Pada saat mempersiapkan kegiatan hingga akhirnya memutuskan untuk membuat bisnis event organizer. Anda perlu memiliki keahlian khusus dan pengalaman sebelum memulai. Pengalaman anda akan sangat membantu bagaimana mengoperasionalkan bisnis ini.
Jika anda tidak mempunyai pengalaman dalam bisnis EO. Tidak perlu ragu memulainya, anda harus mempelajari lebih mendalam bagaimana menangani permasalahan yang muncul di lapangan, perbanyak pengalaman bagus untuk bisnis EO.
2. Membentuk Tim
Setelah anda mempunyai pengetahuan yang cukup, hal berikutnya yaitu membentuk tim. Bangun tim yang kompak untuk membuat kegiatan berjalan lancar karena dibutuhkan orang-orang terampil juga mau bekerja keras.
Tidak perlu membentuk tim dengan jumlah orang yang banyak. Anda bisa lebih menghemat biaya, jika nantinya akan membutuhkan tambahan anggota, rekrut freelancer agar anggotanya terpenuhi.
3. Rencanakan Bisnis Anda
Menginginkan usaha yang dijalankan sukses tentunya Impian setiap orang. Perencanaan bisnis tidak boleh setengah-setengah, rencana yang terstruktur mempermudah anda mencapai tujuan dalam bisnis event organizer.
Anda perlu merencanakan bagaimana susunan manajemennya, profil perusahaan, analisis pasar, operasional usaha, serta proyeksi keuangan. Di tahap ini, anda diharuskan untuk memikirkan nama bisnisnya, target pasar, hingga harga per paketnya.
4. Sediakan Modal Awal
Pada tahap ini, sebagai bentuk perwujudan usahanya, maka anda wajib menyediakan modal awal. Modal yang dibutuhkan minimal Rp10 juta, rinciannya yakni perizinan usaha Rp1 juta dan peralatan kantor Rp2 juta.
Kemudian, untuk bagian promosi alokasikan dana sebesar Rp1 juta. Apabila anda memutuskan menyewa kantor, biayanya sekitar Rp6 juta, bisa berubah tergantung dari pemilik sewanya, bahkan tidak jarang usahanya berbentuk rumahan.
5. Urus Persyaratan Usaha
Hal terpenting tidak boleh anda lupakan karena menyangkut legalitas perusahaan. Urus legalitas bisnis event organizer anda agar dapat beroperasi, dokumen yang dibutuhkan biasanya NPWP EO.
Selain itu, juga izin teknis dan TDUP MICE, terkhusus acara musik membutuhkan perizinan berbeda. Dibutuhkan biaya kisaran RP1 juta – Rp3 juta, sebaiknya tim inti mempunyai divisi sendiri dalam mengurus legalitas.
6. Cari Vendor Terpercaya
Penting sekali menemukan vendor terpercaya agar mempermudah dalam penyediaan kebutuhan tertentu. Contohnya seperti vendor panggung, Gedung, catering, souvenir, dan lainnya. Cari vendor yang bagus demi meningkatkan kredibilitas perusahaan.
7. Membuat Promosi
Lakukan promosi tertarget untuk menjangkau klien. Strategi yang dilakukan seperti membagikan kartu nama, menyebar selebaran, atau memanfaatkan sosial media. Biasanya, hotel-hotel juga akan membuka bazar expo berisikan berbagai jenis vendor.
Jenis-Jenis Kategori Perencanaan Acara Oleh EO
Bisnis event organizer mempunyai beberapa jenis kategori, terlihat dari beberapa kategori kegiatannya. Mulai dari acara ulang tahun, komunitas, pernikahan, individu, serta beberapa jenis kategori lainnya.
-
One stop service agency
Pengadaan acara dalam skala lebih besar, pastinya perlu dibarengi dengan ketersediaan pelayanan tiada batas.
-
MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition)
Fokus pada MICE ialah terhadap penyelenggaraan kegiatan yang berbentuk suatu pertemuan atau konferensi.
-
Untuk Individu
Kegiatan yang diperuntukkan bagi seseorang secara pribadi dengan menunjuk EO bertugas dalam menangani acara private, seperti lelang bagi para orang kaya.
-
Musik dan hiburan
EO pada jenis satu ini secara khusus menyelenggarakan acara musik ataupun jenis hiburan lainnya, contohnya pengadaan persiapan konser.
-
Ulang tahun dan pernikahan
EO bertugas dalam membantu kegiatan penyelenggaraan ulang tahun untuk segala usia. Bahkan, juga diperluas bidangnya dalam menangani acara pernikahan.
Itulah beberapa jenis kategori usaha EO yang sangat luas, perannya sangat dibutuhkan karena mempermudah persiapan hingga acara selesai. Bisnis event organizer tidak pernah pudar pada era modern sekarang ini.
